Τη χρυσή τομή μεταξύ σύγχρονης τεχνολογίας με καταρτισμένο ανθρώπινο δυναμικό πρέπει να βρει ο Συνεδριακός τουρισμός στη χώρα μας, σύμφωνα με τον Μανόλη Ψαρρό, Γενικό Διευθυντή της εταιρείας Συμβούλων Τουριστικής Ανάπτυξης & Μαρκετινγκ Προορισμών, AbouTourism.

Αν έπρεπε να απαντήσω με μια φράση θα έλεγα ”με την τεχνολογία στο επίκεντρο”. Ωστόσο η αποτελεσματική λειτουργία της συνεδριακής αγοράς επι της ουσίας προυποθέτει το συνδυασμό της σύγχρονης τεχνολογίας με το καταρτισμένο ανθρώπινο δυναμικό μέσα απο παραγωγικές δομές και εύλικτες διαδικασίες. Πιο συγκεκριμένα, η συνεδριακή αγορά θα πρέπει άμεσα και στο σύνολο της να διαθετει τα παρακάτω χαρακτηριστικά, μηχανισμούς και εργαλεία:

• Διαμόρφωση ειδικού νομοθετικού πλαισίου το οποίο θα επιτρέπει – βάσει συγκεκριμένων κριτηρίων – τη σύσταση Οργανισμών Διαχείρισης Προορισμών και Γραφείων Συνεδρίων σε περιφερειακό και τοπικό επίπεδο ανάλογα με το βαθμό και τον τύπο τουριστικής δραστηριότητας της κάθε περιοχής. Η ρύθμιση θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη τη γεωγραφική και όχι τη γεωδιοικητική κατανομή των περιοχών καθώς επίσης και τους όρους με τους οποίους αντιλαμβάνεται η διεθνής τουριστική αγορά τους Ελληνικούς προορισμούς. Το μοντέλο λειτουργίας του Athens Convention Bureau και η πρόσφατη μελέτη αναδιάρθρωσης της εσωτερικής του λειτουργίας απο της Βρετανική εταιρεία συμβούλων ΤΕΑΜ Tourism Consulting θα πρέπει να χρησιμοποιηθεί ως πιλότος για την υπόλοιπη Ελλάδα.

• Δημιουργία Εθνικού Μητρώου Συνεδρίων για την καταγραφή και ανάλυση όλων των μορφών συνεδριακής δραστηριότητας.

• Εντατική Εκπαίδευση & Επαγγελματική Κατάρτιση Επαγγελματιών του Συνεδριακού Τομέα μέσα απο ειδικά προγράμματα.

• Ενσωμάτωση νέων τεχνολογιών και διαδικτύου σε όλα τα επίπεδα και στην αλυσίδα παροχής υπηρεσιών συνεδριακού χαρακτήρα.

• Αποτελεσματική και στοχευμένη προώθηση των ανταγωνιστικών πλεονεκτημάτων και των παρεχόμενων υπηρεσιών των συνεδριακών προορισμών και επιχειρήσεων της χώρας μέσω διαδικτύου.

• Ανάπτυξη δράσεων στοχευμένης προβολής του συνεδριακού προϊόντος μέσα απο εξειδικευμένες καμπάνιες και B2B ενέργειες σε ειδικά κοινά και αγορές-στόχους

• Διαμόρφωση και παροχή ενός ευρύτερου φάσματος ποιοτικών δραστηριοτήτων για τους συμμετέχοντες στα συνέδρια ανάλογα με τα ιδιαίτερα στοιχεία και τις δυνατότητες του κάθε προορισμού (city pass, παροχή/διαμόρφωση δημοσίων χώρων κατόπιν σχετικής μελέτης, επέκταση ωραρίων αρχαιολογικών χώρων)

• Δημιουργία ενός μητροπολιτικού συνεδριακού κέντρου για την Αθήνα και άλλων περιφερειακών κέντρων σε απόλυτη συμφωνία με τις σύγχρονες προδιαγραφές με σκοπό την προσέλκυση συνεδρίων μεγάλου όγκου (άνω των 7.000).

• Διαρκής Μελέτη & Ανάλυση των ανταγωνιστών και εντοπισμός των USPs και των αναταγωνιστικών πλεονεκτημάτων της χώρας έναντι των σημαντικότερων εξ’αυτών.

και να λαμβάνει υπόψη της τα παρακάτω νέα δεδομένα/τάσεις:

1. Τα Χαρακτηριστικά της Συνεδριακής Αγοράς αλλάζουν δραστικά σε σχέση με τα προηγούμενα έτη. Οι οργανωτές συνεδρίων απαιτούν πολλαπλές επιλογές και ευέλικτες λύσεις με εναλλακτικά σενάρια. Ο παράγοντας value-for-money και η ταχύτητα σε συνάρτηση με την ποιότητα στην παροχή των υπηρεσιών αναδεικνύονται ως σημαντικότεροι από ποτέ. Τα all-inclusive πακέτα παροχών αντικαθίστανται σταδιακά από τα λεγόμενα ”Flexible Meeting Packages” για κάθε budget και ειδική ανάγκη. Το ύφος των συνεδρίων αποκτά πιο ανεπίσημο χαρακτήρα δίνοντας χώρο στη δημιουργική σκέψη και την παραγωγή ιδεών σε ευχάριστο περιβάλλον. Θεματικά παιχνίδια, ασκήσεις για team-building μέσα από role-playing εφαρμογές και άλλες καινοτόμες προσεγγίσεις εμφανίζονται πλέον όλα και πιο τακτικά σε συνέδρια και κυρίως σε εταιρικές συναντήσεις. Η ένταξη των διαδικασιών ενός συνεδρίου σε προγράμματα εταιρικής ευθύνες αποτελεί κοινή πρακτική ενώ ο οικολογικός/πράσσινος παράγοντας συνεχίζει να αποτελεί βασικό στοιχείο επιλογής όχι μόνο του προορισμού/συνεδριακού χώρου αλλά και των εμπλεκόμενων φορέων στη διοργάνωση. Τα συνέδρια και οι εταιρικές συναντήσεις διαρκούν λιγότερο και είναι μικρότερα σε συμμετοχή για λόγους κόστους επηρεάζοντας κατά αυτόν τον τρόπο τη μέση διαμονη και δαπάνη των συνέδρων. Τέλος, η παροχή ειδικών κινήτρων όπως διάφορα freebies, ελεύθερη πρόσβαση στο internet, complimentary γεύματα και city walks, ευελιξία στα ακυρωτικά των ξενοδοχείων αποτελούν πλέον ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.

2. Τα καταναλωτικά χαρακτηριστικά των γενιών X (1962 έως 1975) + Y (1975 και μετά) και οι τρόποι συμπεριφοράς τους σχετικά με τη συνεδριακή δραστηριότητα. Η ανάγκη/απαίτηση α) για πρότερη γνώση των συγκεκριμένων οφελών που θα αποκομίσουν από ένα συνέδριο, β) για συντομότερες παρουσιάσεις και γ) για περισσότερες συμμετοχικές και διαδραστικές διαδικασίες είναι τα βασικότερα χαρακτηριστικά τους.

3. Αποτελεσματική και Έξυπνη Χρήση των Μέσων Κοινωνικής Δικτύωσης (social media). Ο συνεδριακός τομέας αντιμετώπισε μάλλον διστακτικά το φαινόμενο των social media στις αρχές της έκρηξης του κοινωνικού διαδικτύου, ωστόσο αυτό δείχνει να αλλάζει με ταχύτατους ρυθμούς. Twitter Live Streams χρησιμοποιούνται σε όλο και περισσότερα συνέδρια για την ενίσχυση των διαδραστικών ενοτήτων, το Linkedin αποτελεί κεντρικό μέσο για online δικτύωση & PR των επαγγελματιών του συνεδριακού τομέα ενώ το YouTube χρησιμοποείται μαζικά πλέον ως μέσο για την ανάρτηση βιντεοσκοπημένων εταιρικών συναντήσεων και συνεδρίων.

4. Η ανάδειξη των smartphones σε βασικά εργαλεία των διοργανωτών συνεδρίων. Το 80% των διοργανωτών χρησιμοποιούν κινητά τηλέφωνα smart τεχνολογιας ωστόσο μόνο το 10% χρησιμοποιεί ειδικές εφαρμογές (applications) για αυτό το σκοπό. Εντούτοις αναμένεται μεγάλος όγκος τέτοιου τύπου εφαρμογών να κατακλύσει την αγορά κατά τα έτη 2012/13 και να αλλάξει για πάντα τον τρόπο με τον οποίο σχεδιάζεται και υλοποιείται η διοργάνωση ενός συνεδρίου. Τα DIY (Do-It-Yourself) Mobile Events αναμένεται να διαδραματίσουν σημαντικό ρόλο σε αυτή την εξέλιξη αφού πλέον ο διοργανωτής συνεδρίων θα μπορεί να ”χτισει” μια ολόκληρη πλατφόρμα για την προώθηση και την διαχείριση ενός συνεδρίου μέσα απο smartphones εφαρμογές μέσα από εύχρηστα και απλά εργαλεία και χωρίς καμία προηγούμενη ειδική γνώση.

5. Οι υβριδικές συναντήσεις και συνέδρια με συνδυασμό face-to-face και τεχνολογικών εφαρμογών θα καταστούν κοινή πρακτική και επι της ουσίας θα επαναπροσδιορίσουν πλήρως τον τρόπο με τον οποίο αντιλαμβανόμαστε τον συνεδριακό τομέα και λειτουργεί η ευρύτερη βιομηχανία MICE. Σε αυτή την κατεύθυνση ήδη το skype και η google (google hangouts) παρέχουν δωρεάν δυνατότητα παράλληλης σύνδεσης με 4 και 10 διαφορετικούς χρήστες ή γκρουπ χρηστών.

6. Άλλες τεχνολογικές εφαρμογές όπως η αυξανόμενη ζήτηση για εξαιρετικά απαιτητικές εφαρμογές διαχείρισης και εξυπηρέτησης πελατών (CRM), για εύκολη και ελεύθερη πρόσβαση WI-FI, για Συστήματα Προσανατολισμού σε Εσωτερικούς Χώρους και Εκθέσεις (Indoor Positioning Systems) για προσβαση σε πληροφορία σχετικά με το συνέδριο μέσα απο Tablet PCs/iPads.

Σε απόλυτα νούμερα ο τζίρος του συνεδριακού τουρισμού το 2010 στην Ελλάδα εκτιμάται στα 3,5 δισ. ευρώ, σύμφωνα με τα στοιχεία του Congress Rental Network (CRN) όπως αυτά παρουσιάστηκαν πρόσφατα από τον HAPCO. Ωστόσο τα τελευταία διαθέσιμα στοιχεία έκαναν λόγο για πτώση των εθνικών συνεδρίων για το 2011 της τάξεως του 20%, συγκριτικά πάντοτε με τα στοιχεία του 2010, ενώ για τα διεθνή συνέδρια η πτώση αναμένεται να αγγίξει ακόμη και το 40%. Δεδομένων των συνθηκών που διαμορφώνονται στην αγορά ο HAPCO κάνει εκτιμήσεις για απώλεια της τάξεως του 15% στα διεθνή συνέδρια και για το 2012.

Επιπλέον θα πρέπει να σημειώσουμε το γεγονός ότι η οικονομική συμβολή του σύνεδρου-επισκέπτη στην τοπική οικονομία αποτιμάται απο 4 έως 7 φορές μεγαλύτερη από εκείνη του τουρίστα-αναψυχής ενώ ένα μόνο συνέδριο μπορεί να αποφέρει εκκατομύρια ευρώ. Διαπιστώνουμε λοιπόν ότι τα μεγέθη και ο τρόπος της οικονομικής συμβολής του συνεδριακού τουρισμού είναι σαφώς πιο μετρήσιμα και επιτρέπουν τον προσδιορισμό συγκεκριμένων στόχων τόσο σε επίπεδο προορισμών όσο και σε επίπεδο τουριστικών επιχειρήσεων. Αυτό φυσικά ισχύει και για τον ανταγωνισμό με ότι αυτό συνεπάγεται σε επίπεδο στρατηγικής προσέλκυσης, κατάλληλης προετοιμασίας και επιτυχημένης υλοποίησης ενός συνεδρίου.

Ο συνεδριακός τουρισμός οφείλει και πρέπει να λειτουργεί ως ισχυρό συστατικό του ευρύτερου τουριστικού προιόντος της χώρας. Ως βασικός πυλώνας ανάπτυξης της οικονομίας επισκεπτών των αστικών κέντρων της χώρας και παράλληλα ως παράγοντας επιμήκυνσης της τουριστικής περιόδου και άντλησης πρόσθετων τουριστικών ροών και εσόδων στην ευρύτερη περιφέρεια. Επιπροσθέτως θα πρέπει να σημειώσουμε τον σημαντικό ρόλο των συνεδρίων στην καινοτομία, την πρόοδο της έρευνας και την εξέλιξη της κοινωνίας. Επίσης στη διαμόρφωση της ευρύτερης εικόνας και ταυτότητας της χώρας ως τόπου σημαντικών εξελίξεων, κέντρου διανόησης και παραγωγής ιδεών και πολιτισμού. Ακούγονται ίσως λίγο θεωρητικά όλα αυτά, αλλά θα πρέπει να λάβουμε σοβαρά υπόψη ότι τα συνέδρια διεθνούς βεληνεκούς συγκεντρώνουν παγκόσμιες προσωπικότητες με δραστική επιρροή σε μεγάλους πληθυσμους και ως εκ τούτου η προσωπική εμπειρία τους απο έναν προορισμό καθώς και το πως αυτή θα μεταφερθεί στο κοινό τους αποκτά ιδαίτερη και πολλαπλή σημασία.

Καταρχάς αναπτύσσοντας νέες και ενισχύοντας τις ήδη υπάρχουσες οικονομικές δραστηριότητες που μπορούν να αποτελέσουν λόγο προσέλκυσης επαγγελματικής δραστηριότητας απο το εξωτερικό μέσα απο πολιτικές Εθνικού χαρακτήρα. Ακούγεται απλό αλλά με τις παρούσες συνθήκες ύφεσης δεν είναι. Ωστόσο, οι ευκαιρίες που δημιουργούνται ακόμα και μέσα απο τις αρνητικές – αν θέλετε – επιπτώσεις της κρίσης όπως πχ. οι αποκρατικοποιήσεις και οι πιθανές εξαγορές που θα προκύψουν αλλά και το διαφαινόμενο άνοιγμα των επενδύσεων στον τομέα των εναλλακτικών πηγών ενέργειας προς Γερμανικές εταιρείες αποτελούν χαρακτηριστικά παραδείγματα δραστηριοτήτων που μπορούν να προσελκύσουν επαγγελματικά ταξίδια. Ισχυροί τομείς της οικονομίας όπως η ναυτιλία και ο τουρισμός μπορούν και πρέπει να ηγηθούν αντίστοιχων πρωτοβουλιών ενώ τομείς που χρήζουν άμεσης και ριζικής αναδιάρθρωσης και ήδη λαμβάνουν τεχνογνωσία απο το εξωτερικό όπως ο πρωτογενής τομέας αλλά και η μεταποίηση μπορούν επίσης να συμβάλουν μέσα απο συντονισμένες ενέργειες.

Ωστόσο θα πρέπει να λάβουμε υπόψη τις τάσεις και τα δεδομένα που αναφέραμε παραπάνω διότι διαμορφώνουν σε αντίστοιχο ή ακόμα και σε μεγαλύτερο βαθμό τον τομέα και τη ζήτηση/προσφορά των επαγγελματικών ταξιδιών. Πιο συγκεκριμένα, οι χαμηλές τιμές σε συνδυασμό με υπηρεσίες προστιθέμενης αξίας και με παροχές σύγχρονης τεχνολογίας εφαρμογές αναδεικνύονται και πάλι σε κεντρικά χαρακτηριστικά και αυτής της αγοράς. Σύμφωνα με σχετική έρευνα της Sabre, τοπικές προσφορές, εργαλεία πλοήγησης και ευκολίες συναλλαγών φαίνεται να αναζητούν περισσότερο από τίποτε άλλο οι επιχειρηματικοί ταξιδιώτες. Σε αντίστοιχη έρευνα της Carlson Wagonlit Travel αναδεικνύονται και άλλοι παράγοντες/τάσεις σχετικά με τα επαγγελματικά ταξίδια σε επίπεδο αγοράς όπως α) η αυξανόμενη τάση για Dynamic Hotel Pricing προκειμένου ο πελάτης-καταναλωτής να διασφαλίζει την καλύτερη δυνατή τιμή, β) η κυριαρχία της τεχνολογίας μέσω του τετράπτυχου self-service – one stop shop – plug & play και mobile. γ) η διασφάλιση της ασφάλειας του ταξιδιώτη και η λήψη προληπτικών μέτρων και προγραμμάτων προς αυτή την κατεύθυνση.